(一)归档文件件的区别与修改

先以我为导向（主要是发布单位）。本单位生成的所有文件（红头文本）要归档，其他单位（包括上级、同级、下级机关）要归档，重要文件材料不得归档，阅读文件不得归档。兰州档案托管公司

文件以件为单位整理归档。一般每份文件都是一份，

1.文件原件和定稿为一份(如法律法规等重要文件要保留以前修改过的稿件，其原件和以前的稿件包括定稿)。
2.文本和附件为一件（附件是指附件文本后的其他文件材料，作为文本的补充说明或参考材料，如附件图表、统计数据、文本批准或发布的法律文件等。一般来说，文本和附件是一件，如果附件数量很大或太厚，不易装订，也可以是一件）。

3、原件与 ** 件为一件(对于不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件)和使用中损坏的文件，应 ** 后归档。** 件包括复印机制作的复印件和手工抄写的复印件。** 件应与原件一起使用)。

4、转发文件和转发文件为一个（转发文件和转发文件是文件的不同部分，前者通常包括实施意见和执行要求，后者是具体内容，难以分割，因此也应作为一个）。

5.报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等。一般每册(本)内容比较完整，具有独立的检索价值。因此，一册(本)应根据原装订方法作为一个)。

6.来文和复文各有一个(这是一个特别的规定。来文与复文是对接触密切的文件材料的一般表达，也包括去文与复文，包括请示与批复、报告与指示、函与答复、通知与报告等。

7.请示和批复各有一份。

8.报告和指示各为一件。

文本和文件处理表（文件通常附有文件处理表或拟议表、稿件头纸，有些还附有上级指示的批准表等。这些表格真实地记录了文件的形成和处理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件一起使用）。

为一件是指在实体上装订在一起，编目时只体现为一个项目。

归档文件的整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按原因排列。

归档文件相对集中在不同年度、不同机构（问题）、不同存储期限等形成的客观规律上，保持不同文件之间的有机联系。在安排文件时，强调原因原则，将同一原因形成的文件安排在一起，充分反映文件之间的有机联系。

装订前，整理所有文件，按照上述整理原则将属于一件的材料放在一起，以便装订，防止返工。

(二)文件装订顺序

文件材料修好后，需要重新装订符合文件保护要求的装订材料，固定文件页面，防止文件页面丢失，便于归档后的存储和使用。

装订前，应拆除影响文件保存的金属物品，如原订书钉、回形针等(原文件已使用不锈钢钉保持原装订不动)。

其次，要对它们进行排序。顺序如下：原件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，** 零件在后面；转发文本在前面，转发文本在后面；复制文本在前面，文本在后面。中文文本在前面，少数民族文本在后面。不同文本的文本没有特别规定。中文文本在前面，外文文本在后面。有文件处理表的，一般放在后面；但是，如果粘贴牢固，可以放在前面，这样可以作为主页加盖归档章，很好地保护原始外观。

零件中的每个页面都应以相应的方式再次对齐，以便将来阅读和使用。一般来说，左上角装订，左上角对齐，左下角对齐。（建议管理文件类别采用左装订，污染源类型采用左上角装订。一般来说，一件装订两个不锈钢订书钉是合适的）

装订以零件为单位，装订材料统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订。如果文件太厚，建议使用三孔一线。

装订要求：装订用品要对归档文件没害，不影响文件的保存寿命。装订方法应能够很好地保持文件的原始外观。